Softskill Bahasa Indonesia 2 Surat Menyurat .
Nama
: Nisma Wati
Npm
: 15211191
Kelas : 3EA27
SURAT MENYURAT
A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik
atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan
wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara
singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata
kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus
dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi. Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar
yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian
dan pengiriman surat keluar.
- Fungsi surat
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat
berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
2 Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat
mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah
payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup
jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan
berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip
lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna
mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang
lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan
kerja
Sebagai wujud tertulis, surat
dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang
dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan
sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan
diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat
kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah
surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk
mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai
bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat
sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7 Sebagai alat untuk
memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai
hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak
tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
B. Syarat – Syarat Surat Yang Baik
Surat
dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan
kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan
tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan.
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas berarti kalimat atau tulisan yang digunakan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
Jelas berarti kalimat atau tulisan yang digunakan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar berarti penjelasan isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
Benar berarti penjelasan isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan berarti menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
Sopan berarti menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat
Singkat bukan berarti penggunaan penulisan kata-katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
Singkat bukan berarti penggunaan penulisan kata-katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap berarti Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
Lengkap berarti Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menarik bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Menarik bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
C.
Bahasa Surat
Bahasa
surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama
bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk
kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun
penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya. Pada
alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya
menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu.
Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas
surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
D. Bagian - Bagian Surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai
berikut ini:
1.
Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala surat
atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak
terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga
tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini
berisi:
- Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
-
Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
-
Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
-
Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2.
Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman
tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi
mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya
tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa
alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,
wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Bandung, 30 Juni 2014
Bogor, 1
Juli 2014
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang
mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya
menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor
surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan
dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
-
Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali
apabila diperlukan
-
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi,
lembaga atau perusahaan
-
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
-
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan
bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen
yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen
yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi
memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang
ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat
yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah
sebagai berikut:
- Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa
berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
- Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi
"YTH"
- Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr"
jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu,
Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama
orang.
-
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Situmorang
Kepala Sekolah SMA Perguruan Rakyat
Jalan Tokol
Bekasi, 16501
7. Salam
Pembuka
Bagian surat
yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pembuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi
Surat
-
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
-
Isi merupakan alenia isi
berisi informasi yang akan disampaikan.
-
Penutup merupakan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat
kepada pembaca surat.
9. Salam
Penutup
Salam
penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda
tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian
surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat
tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Perguruan
Rakyat
2. Pembina OSIS SMA Perguruan Rakyat
F. JENIS SURAT
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
a) surat penawaran
b) surat pengaduan
c) surat pesanan
d) surat pengiriman
e) surat pembayaran barang
f) surat penagihan, dan sebagainya.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
a) surat penawaran
b) surat pengaduan
c) surat pesanan
d) surat pengiriman
e) surat pembayaran barang
f) surat penagihan, dan sebagainya.
Sumber Tulisan :
